De trend van bedrijfsfestivals blijft razend populair, en dat is niet zonder reden. Waar een standaard bedrijfsfeest vaak een vast programma volgt, biedt een bedrijfsfestival ultieme vrijheid en beleving. Hier is voor iedereen iets te vinden: een ontspannen loungehoek voor diepere gesprekken, een foodcourt met gevarieerde opties, uitdagende activiteiten voor de actievelingen en natuurlijk een dansvloer voor de feestbeesten.

Klinkt simpel, toch? Maar hoe zorg je ervoor dat je bedrijfsfestival niet alleen leuk is, maar ook impact maakt? Hoe creëer je een beleving die nog maandenlang als hét hoogtepunt van het jaar wordt gezien? Het geheim zit in een sterk concept, een slimme opzet en een vlekkeloze uitvoering. We nemen je stap voor stap mee in het organiseren van een bedrijfsfestival waar nog lang over nagepraat wordt! 

1. Begin met een duidelijk doel 

Elk succesvol evenement begint met een helder doel. Waarom organiseer je dit bedrijfsfestival? Wil je je medewerkers bedanken voor hun inzet, de onderlinge samenwerking versterken, of misschien een mijlpaal vieren? Door vooraf te bepalen wat je wilt bereiken, zorg je ervoor dat het festival niet alleen leuk is, maar ook écht waarde toevoegt aan je organisatie.

Voorbeelden van veelvoorkomende doelen:

• Teambuilding & verbinding: Creëer een setting waarin collega’s elkaar beter leren kennen en samenwerken.
• Waardering & motivatie: Laat medewerkers voelen dat ze gezien en gewaardeerd worden.
• Employer branding: Maak van je bedrijf een aantrekkelijke werkplek door een inspirerende ervaring neer te zetten.
• Viering van een mijlpaal: Denk aan een jubileum, een succesvolle periode of de lancering van een nieuw product of strategie.

Extra tip! Een bedrijfsfestival draait om beleving, maar die beleving moet wel passen bij je bedrijfscultuur. Een informeel techbedrijf vraagt om een andere aanpak dan een traditioneel familiebedrijf. Zorg dat het festival écht voelt als iets van jullie!

2. Bepaal je budget & kies de perfecte locatie 

Nu je weet wat je wilt bereiken met je bedrijfsfestival, is het tijd voor de praktische kant: het budget. Hoeveel ben je bereid te investeren in de beleving van je medewerkers? Dit bepaalt de schaal van je festival, van de locatie tot de aankleding en het entertainment.

2. Budget bepalen: waar geef je geld aan uit?

Een bedrijfsfestival heeft een andere kostenstructuur dan een traditioneel bedrijfsfeest. Denk aan:

Locatie – Ga je voor een externe festivalsetting of transformeer je je eigen bedrijfsterrein?
Catering – Van foodtrucks tot een all-in buffet: hoe luxe wil je het maken?
Entertainment – Live band, DJ, sprekers of verrassende acts?
Faciliteiten – Denk aan tenten, barren, sanitair en verlichting.
Decor & thema – Styling is key voor de beleving!
Techniek – Geluid, licht en special effects maken het af.
Vergunningen & veiligheid – Als je een externe locatie kiest, moet je mogelijk rekening houden met vergunningen en verzekeringen.

3. Locatie: in-house of extern?

Een bedrijfsfestival hoeft niet per se op een externe locatie plaats te vinden. Hoe gaaf is het om je eigen kantoor of bedrijfsterrein om te toveren tot een indrukwekkend festivalterrein? Dit biedt voordelen zoals een vertrouwde setting, minder logistieke uitdagingen en soms lagere kosten.

Een externe festivallocatie biedt vaak een kant-en-klare setting met alle nodige faciliteiten, wat je organisatieproces vergemakkelijkt. Denk aan een industriële loods, een groene festivalweide of een strandlocatie die direct de juiste sfeer neerzet.

Tip: Bezoek verschillende locaties en voel de sfeer. Past het bij jullie bedrijfscultuur? Is het praktisch bereikbaar? Welke faciliteiten zijn al aanwezig en wat moet je zelf nog regelen?

4. Kies een thema wat blijft hangen

Een sterk thema maakt je bedrijfsfestival niet alleen mooier, maar ook memorabeler. Het zorgt voor samenhang tussen styling, entertainment en activiteiten en laat alles kloppen. Bij This Affects hebben we al heel wat festivalconcepten neergezet, van een kleurrijk Color Festival en een zomers Summer Festival tot een nostalgische Woodstock Festival, tropisch Tropical Island en een dromerig Bohemian Festival. Elk met een eigen sfeer en details die het tot leven brengen.

Geen standaardthema dat bij jullie past? Dan bedenken we gewoon iets op maat. Het draait om jullie verhaal, en daar maken wij een festival van.

5. Entertainment & activiteiten: de energie van je festival

Een bedrijfsfestival draait om beleving, en daar speelt entertainment een grote rol in. De juiste mix van muziek, activiteiten en verrassende acts maakt het verschil tussen een ‘leuk’ event en een festival waar iedereen nog maanden over napraat.

Goede muziek is essentieel. Een live band of DJ zorgt direct voor sfeer, maar ook onverwachte acts maken impact—denk aan een silent disco, een saxofonist die over de dansvloer loopt of een interactieve quiz.

Daarnaast geven activiteiten het festival meer dynamiek. Laat mensen zelf kiezen waar ze zin in hebben: een creatieve workshop, een VR-experience, een teambuildingsactiviteit of juist een ontspannende massagehoek. Hoe breder het aanbod, hoe groter de kans dat iedereen iets vindt dat bij hen past.

Het geheim? Balans. Zorg voor een mix van actie en ontspanning, zodat het festival niet alleen een knaller is, maar ook een plek waar collega’s op hun eigen manier kunnen genieten.

6. Food & drinks: een festival is geen festival zonder goed eten

Eten brengt mensen samen, zeker op een festival. Een BBQ werkt altijd goed—gezellig, informeel en voor iedereen wat wils. Combineer het met foodtrucks, live cooking of een bar met cocktails en speciaalbieren voor extra sfeer. Zorg voor voldoende keuze, van vlees tot vega, en maak het af met shared dining en borrelplanken.

Jullie festival, onze zorg!

Een bedrijfsfestival organiseren is geweldig, maar kan ook overweldigend zijn. Van concept en locatie tot entertainment en food—er komt veel bij kijken. Gelukkig nemen wij dit graag (deels of volledig) uit handen, zodat jullie zelf volop kunnen genieten. Wij zorgen dat alles klopt, van de eerste schets tot de laatste aftermovie.

Liever zelf aan de slag? Dan hopen we dat je met dit blog al een heel eind komt. Hoe dan ook: maak er iets onvergetelijks van!